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昨日(4日)第4回行政文書管理セミナーに参加。
駿河台大 文化情報学研究所の主催。
埼玉教育会館で午後に開催された。
埼玉県内の自治体職員向けの研修会であったが、
一般にも門戸を開いていたので参加した。

かねてから行政文書の
「保存年限『後』」の扱いが問われていた。

行政文書の中には、
その時々の重要な意思決定に関するもの、
地域独自の文化に根ざすものなど、
後世に残していかなければならない文書が
存在しているが、
現在、それらは文書管理担当者の設定する
「保存年限」に至った時点で
機械的に廃棄されているのが現状である。

つまり知恵や歴史的事実の詰まった記録が、
廃棄されてしまっている
ということだ。
アメリカでは公文書館の設置が進んでいるといい、
歴史的文書として保存するのが当たり前だという。
日本の新聞に出る先の大戦の資料などが、
実はアメリカの文書を出所としている、と聞くことがある。

この歴史的意義のある資料を「アーカイブズ」といい、
その管理をする人を「アーキビスト」という。

今回の研修では、主催者から、
この問題をクリアするための新システムである
電子AKFシステム」の説明や、
その開発に向けての説明がなされた。

電子AKFシステムとは、
アーカイブズまでを視野に入れた
文書管理システムである。
従来の文書管理の課題を教訓としている。

開発は、今後民間業者と協働で行なわれ、
来年春から夏にかけてリリースされるという。
世界でも初めてで、
文書管理先進国のアメリカやオーストラリアも視野に入れ、
国際標準ISO15489にも適合するシステムとなるという。

文書の管理は民主主義の基本だ。
公文書館の設置やアーキビストの育成などが、
自治体にも必要とされている。
さいたま市の文書管理、
それも「アーカイブズ」を管理することの重要性を、
今回の研修会に参加し、改めて実感した。

駿河台大学 文化情報学研究所